私たち採用チームの所属する管理本部で、昨年末にレイアウト変更を行いました。 コンセプトは「新しい発想が生まれる空間」。当社でも働き方改革のひとつとしてテレワークの推進が検討されておりましたが、コロナ感染拡大によりその流れは急速に進み、今や全社員がオフィスに出社し働くことが当たり前ではなくなってきています。そのような状況の中、「オフィスは社員にとってどんな場所であるべきなのか？」という問いに対する一つの答えとして、管理本部が先陣を切った形で、オフィスのレイアウト変更を実施しました。

今回特にこだわったのは「フリーアドレス化」です。各部署単位で机を並べる固定席から、出社時に自分で好きな席を選ぶフリーアドレスへと移行しました。フリーアドレスにすることで【コミュニケーションが活性化】し、 部署の垣根を越えた【コラボレーションの促進】が期待できます。他部署のメンバーと隣り合わせに座ることで、他部署の業務をより深く理解することにつながったり、雑談の中から仕事につながる新しいアイデアが生まれることもあります。

この取り組みの中心になったのは、働く環境をより良くしていくことを目的に管理本部内の有志が集まったプロジェクト「ワクワクWORK」のメンバー。 コンセプトの策定、レイアウトの決定、レイアウト変更に伴う備品移動やその管理方法変更等、働く社員が快適に過ごせる環境をハード面・ソフト面の両面から検討していきました。役職者以外で構成されるプロジェクトメンバーが中心となり、理想と現実のギャップを一つひとつ丁寧に埋めていったからこそ、「社員全員にとってワクワク働ける環境」が整えることができました。レイアウト変更は、社員自らの手で行いましたが、当日は小さなトラブルに見舞われることも。トラブルが起こるたびに作業の手を止め、相談し・・・話し合いを繰り返しながらトラブルを解決していきました。こうやって自分たちでトラブルを解決できたのも、事前にプロジェクトメンバーを中心に一人ひとりがレイアウト変更の目的や意味を考えていたからこそ。働きやすい環境は自分で作ることができる、ということを実感する機会になりました。

レイアウト変更から約1カ月。出社のたびに変わる景色にもだんだんと慣れてきました。その日の業務内容に応じて座る席を変えたり、ちょっとした打ち合わせの際に気軽に席を移動する姿も見かけるようになってきました。また、受け取った郵便物の処理はその日中に行うなど、「自分だけの固定スペース」がなくなったことで、業務を滞らせないための工夫が必要になってきています。固定席がなくなることをきっかけに保管資料の整理が進み、資料保存の方法を紙からデータへ移行するという取り組みも大きく前進しました。反対に、同じ部署のメンバーとのコミュニケーションが減った等の課題も見えてきました。
今は、環境変化に応じながら自分の仕事を見つめ直し、改善を繰り返す毎日です。「新しい発想を生み出す」ことができるよう、これから管理本部一人ひとりの挑戦は続いていきます。